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留学文书是留学生申请国外名校的重要资料，一般包含个人陈述、简介、推荐信、essay四大部分（少数学校还包含动机信、研究计划等）。其中简介是自身真实情况罗列，要求真实准确；个人陈述是在简介基础上的介绍，重点可以略微加工，突出自己的优势；Essay则是详细介绍自己的特点，可以自由发挥；推荐信一般来自学校或者长辈，如无特殊，重要性比不上前三种。下面我们就详细分析这四种文书的写作方法。

一、个人陈述
个人陈述是申请过程中按照学校要求写一篇有关申请人背景、学术成就和未来研究和职业目标的文章。一篇成功的个人陈述，不仅应该语言流畅、逻辑严谨、层次分明，更要充分显示申请人的才华并抓住审阅人的注意力。几乎所有学校都要求申请人提供个人陈述。
个人陈述包含以下内容：
1、学术兴趣及专业背景；
2、研究的方向；
3、职业规划。
写作时，依以上三点将文章分为三个主要部分。不要像列清单，也不要重复申请表格已有的资料。
注意事项：
1、详读学校的写作要求并了解问题的重点，在要求的字数内完成。例如学校要求五百字内完成（In 500 words or less discuss ...），则全文最好不要超过五百字。如果学校要求以问答方式来叙述（Responses to essay questions, Please limit your response to on page.），即依其要求回答不长过一页。
2、写作时应清楚明确。例如：“I am interested in English literature”这句话表达不够清楚，而I was concentrated on Milton and Shakespeare in college" 就明白的说出了申请人的志趣及研究范围。表达对所申请之系的课程、教师和特性有些了解，依学校之不同而提及对某位任教于该校的教授、新课程或该校的某个学位有兴趣。
3、不要用语意模糊的句子。如 "Your esteemed school"应代以学校的名字。"I will return to serve my country"应明确的说出所要从事的到底是什么工作等。
4、避免用深奥的字汇，尽量以简单容易的字来表达。
5、不要离题，写一些不相干的事。
6、态度诚恳认真，不卑不亢。不用为自己的弱点道歉，比如雅思成绩不高等；也不要表现得过份自信。重要的是给学校一个专业，认真的印象。
7、不要抄袭，改写书上的样本文章。应详读学校的介绍，了解其要求，再对自己的学业背景、计划加以考虑，写出自己的风格。
8、检查英文的语法错误。

二、推荐信（Letters of recommendation）
在出国留学申请过程中，学校通常会要求2～4封来自申请人工作主管或者教授的推荐信函。推荐信是申请文书中非常重要的组成部分。因为推荐信是申请材料中唯一的一个从第三者的角度对申请人学习成绩、学术科研能力、研究潜质和性格特点的评价。所以，推荐信的份量直接关系到能否出国留学，能否获得奖学金等推荐信的内容
推荐信一般应包括下列内容：
1、被推荐人的基本情况介绍。侧重于个人的毕业时间、学校、所获学位以及个人的专业经历。
2、推荐人对被推荐人的基本评价。侧重于被推荐人的专业基础、个性、特点、工作态度和在学术上的前途估计。若是推荐研究生，推荐人还需进一步说明其深造学习的基础和当前所具备的研究能力。显然，恰如其分地评价被推荐人的基础、能力和前途，比言过其实的赞誉更令人情服，更具有实际意义。
3、推荐人可以着重介绍被推荐人曾经获得的奖励，发表过的论文，参加过的重要学术会议，以及曾在学生组织或学术团体中的任职等来支持自己的评价。
4、推荐人还必须清楚地表明被推荐人留学的身份是研究生还是访问学者，专业领域和研究方向是什么。如果大学提供了现成的推荐表格，则必须按这类表格认真逐项填写。推荐表格中一般有学生综合评估的一项，即要求推荐人说明该生在所教的学生中应列为前5%，10%或25%等。这种评估是指教授的个人评价，可以稍高一点。另外，推荐表格上常有许多难以填写的项目，遇到该情形可填"I don't know"，亦不致对该生的评价有何严重影响。
如何写推荐信：
推荐信是留学申请过程中，最难由自己掌握的部分，也由于他是众多申请材料中少数能从第三者的可观角度评关申请人的文件，因此，有重要的地位。我们可以从三个方向着手：
1、就学校方面
首先，必须先了解申请专业的特点（推荐信内容可以强调此特点）；整理各校对推荐信内容的要求，即可得到关于评估的基本要求（例如，学术研究能力、创造力等），以及特殊要求（例如，对研究领域的适应度等）。试想：你认为录取委员会希望由推荐信获取那些关于你的信息。
2、就个人方面
分析自己的优缺点，在校成绩以及工作表现，有无特殊经历可以展现自己在此研究领域的潜力，或拥有那些特殊的能力，依此作为选择老师写推荐信及提供了解你的基础。并以明确具体的证据来支持证明自己的特殊能力和个人特点（例如，试验成果、研究计划、学术出版物、课外活动等）。
3、就推荐者方面
推荐信是了解申请人的重要依据，在研究生课程中尤其如此。申请人可以选择现在或以前的老师、教授或雇主。推荐人必须熟悉学生的学习情况，了解学生的学习目的是否明确，在学术上是否有前途，以及学生的适应能力、创造能力、品行和特长。
书写推荐信的最理想的人选是一封由系主任写，一封由专业课教授写，一封由自己的导师写。不过，对方若无规定，则除了自己的亲属之外，任何人皆可为推荐人。推荐人一般应具备高级技术职称，如教授、副教授、研究员、副研究员等。如果推荐人在国内外学术界享有盛誉，或者被申请就读学校聘为客座教授，或者曾经在该校讲过学，那么，这样的推荐人写的推荐信就具有很强的效力了。
推荐信注意事项：
一般而言，推荐信需要三封，最好三封各有其强调的重点，以完全申请人的特点与才华，推荐信的基本组成除信头、发信日期、收信人性命、地址、称呼、签名、推荐人性命、职务等外，信件内容还应包括以下各项：
1、被推荐者全名：不可全文都只写Mr. Huang和Miss He，需要明确写出被推荐者的全明至少一次。
2、认识期间：何时认识？或认识多久？
3、认识程度：偶尔见面或者密切接触，例如任课老师或者班主任等。
4、与申请人之间的关系：老师或者部门主管等。
5、学业成绩：讨论申请人擅长与不擅长的学习领域。
6、个人成就：在学校、工作或家庭中的特殊表现。
7、如曾经获得某种奖学金、工作中表现优秀等。
8、特殊才能：语言、艺术、体育等方面的特殊能力。

三、个人简历
个人简历的目的是让对方清晰地了解申请人的所有情况，应力求在真实、全面、简明的基础上准确地反映自己受教育和专业工作的经历，特别是近年来的工作方向、研究兴趣及成果。
个人简历主要包括以下内容：
1、姓名。要与各种学历证明的姓名相同，如有更名情况，务必在公证时予以声明，并附上公证书。
2、性别。
3、出生年月日及地点。力求与各类学历证明的出生年月日一致，出生地点写明国别和省别。
4、国籍。
5、婚否。应分为未婚、己婚、丧偶、独身四种状况。
6、现在工作单位及详细通信地址。
7、个人受教育经历。
包括大学、硕士研究生阶段的在读时间，所在大学的名称、专业和所获学位；参加工作后的受教育经历，主要是指脱产接受专门的进修、培训或学习。
8、个人从事专业的经历。
填写专业经历应力求抓住重点，突出研究方向；担任教学工作的可列出主讲、助讲的课程名称；担任研究工作的可列出参加各个研究项目的课题名称。
9、有何著作、论文或研究成果。
个人的论文、著作和研究成果要分门别类列出，并一定要与个人专业经历相一致。所列著作要注明名称、出版年月、出版单位。所列论文要注明论文题目，刊载的杂志或期刊名称、期号、语种；对于在学术会议上发表的文章还要注明学术会议的名称、召开的时间和地点等等。如果其中有被外国学者评论过的，最好附上刊载评论文章的杂志名称及时间。
10、外语水平。
注明参加雅思、GRE等考试的时间、地点及成绩。若申请者掌握多门外语，则要一一注明语种并说明熟练程度。
11、参加何种学术团体，得到何种荣誉。
学术团体一般应是省、市或行业一级以上的专业学术团体，在学术团体中所担任职务可予以注明：荣誉主要是指在专业、技术研究方面获得的奖励和荣誉，要注明获奖名称、颁奖时间和颁奖单位。
12、拟申请的大学和导师的姓名。
可根据申请者查询到的资料予以注明，需注意按照每个单位、每位导师给一份简历的原则，即在同一份简历中不必注明全部想要联系的单位或导师。#p#分页标题#e#
13、拟进行的研究方向和希望从事研究的题目。
国外院校的专业面一般较宽，要根据国外情况，力求专业面与其一致；研究课题可根据自己的研究兴趣和需要，同时也要尽量考虑对方的条件。

四、Essay
Essay写作的总的原则就是一定要围绕着自己的特点来进行规划和写作，要突出自己在性格方面的优势和特点，同时挖掘素材，不能写成千篇一律的毫无特色的“流水账”式的文章。没能够挖掘出你自身的素材，或者未能彻底对你进行审视，都会导致缺乏个性的大众化。
需要注意的细节和一些避免的事项：
1、直接把申请学校A的Essay套用在学校B上。
2、许多人对自己将来的职业规划不清楚，无法在Essay中很好的说明。或者职业规划和申请的专业或者目前的背景完全无法相符。
3、回答Essay问题的时候一定要认真审题，很多人以为essay的内容可以任意重复使用，结果往往张冠李戴。录取的教授在审核一个人的Essay时并不是要看到一个答案，而是想知道他们真正的想法，思考的方式，对自我的剖析。
4、对学校一无所知也是申请中的大忌。在选择和申请学校的时候一定要仔细的研究学校的各种特点和优势。
5、纯粹由于粗心造成的错误，比如拼写语法等。在写完Essay后一定要反复仔细的检查，这类错误是没有任何借口的，只能让学校看到一个不负责任的申请人。
6、一些无真正意义或者内涵的语句。
7、一篇简历型的Essay是最让人乏味的。
8、过激的言词。
9、不要自作聪明的在Essay的格式或者页面设置上花心思。